《电算化会计》第三章 第二节 账务处理子系统的初始化

作者:电大作业代做  浏览量:636  发布时间:2021-03-16  更新时间:2021-03-16  国开课程

账务处理子系统的初始设置一般由财务主管或财务主管指定的专人进行。账务处理子系统初始化需要设置的项目较多,根据其在系统中的作用大致上可以分成两个层次:第一个层次是系统工作必不可少的基本设置;第二个层次是为了方便用户使用、提高系统工作效率和灵活的处理会计业务能力的设置。

问题一:初始化设置前应做好哪些准备工作?

一般软件都规定初始化设置是在系统投入使用前进行的,系统一旦投入使用,除某些项目可作少量增加或调整外,多数项目既不能够修改也不能删除。因此进行初始化设置前必须做好充分的准备工作。

1.仔细阅读软件《使用手册》

2.会计科目、凭证类型等的确定

(1)会计科目的确定

会计科目含义 是对于会计对象的具体内容进行分类核算的指标体系。
会计科目体系的设置要求 必须满足会计核算的要求
必须满足管理的要求
必须满足报表的要求
要保持相对稳定性
要满足会计制度的要求

(2)记账凭证类型的确定:在账务处理子系统中记账凭证类别一旦设定并使用,一般来说既不允许修改也不允许删除,因此必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别。

3.会计数据资料的准备

在系统运行前,应对系统所需的各种基础数据进行整理,以满足系统运行的要求。

账务处理子系统初始设置前的准备工作包括哪些?

这些数据包括:

(1)往来账户数据的准备;

(2)银行账数据的准备;

(3)科目余额的准备;

(4)凭证摘要的规范化。

4.会计组织和人员分工的确定

人员分工的目的是为了避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。会计信息系统人员分工可以通过姓名和密码的设置来限定其操作权限和责任范围,从而保证会计人员各司其职。

请在”第三章 财务处理子系统 思考题讨论区“参与讨论。

问题二:系统控制参数设置包括哪些内容?

(一)凭证控制设置

制单控制:在填制凭证时,系统所能够进行的控制。

● 制单序时控制:制单时,凭证编号必须按日期顺序排列。

● 资金及往来赤字控制:制单时,当现金、银行科目的最新余额出现负数时,系统将予以提示。

● 可以使用其他系统受控科目:若某科目为其他系统的受控科目(如:客户往来科目为应收、应付系统的受控科目),一般说来,为了防止重复制单,应只允许其受控系统来使用该科目进行制单,账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的,但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证,则应选择此项。

● 允许修改他人填制的凭证:在制单时可修改别人填制的凭证。

● 支票控制:在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号,系统将提供登记支票登记簿的功能。

● 制单权限控制到科目:在制单时,操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。

外币核算:企业有外币业务,应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。查看更多>>

“固定汇率”即在制单时,一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。

“浮动汇率”即在制单时,按当日汇率折算本位币金额。

凭证控制:处理凭证时,系统能够进行的操作控制。查看更多>>

● 凭证审核控制到操作员:允许对审核凭证权限作进一步细化,如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证,而不能审核其他部门操作员填制的凭证。并应通过“明细权限”去作进一步的设置。

● 出纳凭证必须经由出纳签字:含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。

(二)账簿设置

用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。

(三)明细权限设置

对操作员的操作权限做进一步控制。如制单权限控制到科目、凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目。

参考本章”设置总账控制参数操作指导视频“。

问题三:会计科目如何设置?

会计科目设置的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统,并将科目设置的结果保存在科目文件中,实现对会计科目的管理。

(一)会计科目设置的内容

科目的全编码2

科目编码:科目编码应是科目全编码,即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。其中,各级科目编码必须唯一,且必须按其级次的先后次序建立,即先有上级科目,然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。通常,通用商品化会计核算系统在建立账套时,会自动装入规范的一级会计科目。

科目名称:科目名称是指本级科目名称,通常分为科目中文名称和科目英文名称。在中文版中,必须录入中文名称;若是英文版,则必须录入英文名称。科目中文名称和英文名称不能同时为空。

科目类型:科目类型是指会计制度中规定的科目类型,分为:资产、负债、所有者权益、成本、损益。

账页格式:定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

助记码:用于帮助记忆科目,提高录入和查询速度。通常科目助记码不必唯一,可以重复。

科目性质(余额方向):增加记借方的科目,科目性质为借方;增加记贷方的科目,科目性质为贷方。一般情况下,只能在一级科目设置科目性质,下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。

辅助核算:也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求,系统除完成一般的总账、明细账核算外,还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。

其他核算:用于说明本科目是否有其他要求,如银行账、日记账等。一般情况下,现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。

外币核算:用于设定该科目是否有外币核算,以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币,只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。

数量核算:用于设定该科目是否有数量核算,以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符,如:公斤、件 、吨等。

设置会计科目

注意:

增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。

科目一经使用,就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。

由于建立会计科目的内容较多,很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响,因此在建立会计科目时,要小心并反复检查。

参考本章”设置会计科目操作指导视频“。

(二)会计科目编码

账务系统中,需要对每一会计科目进行编码。

在进行科目代码设置时,一级科目代码应该使用财政部统一规定的代码。其他各级科目码应按使用单位的实际情况自行设置。

会计科目编码时需要注意以下问题:

(1)科目代码应输入全码,即从一级科目至本级科目的各级代码组合而成的代码组。

(2)科目代码必需具有唯一性, 即每一个会计科目有而且只有一个代码来代表。

(3)科目代码要在满足核算和管理的前提下适合计算机识别和分类处理。

(4)科目代码应简单明了,便于操作人员记忆和使用。

(5)科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系,也要尽量减少位数,以免增加输入和运算的工作量,增加出错的可能性。

(6)考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高,科目代码还应具有一定的扩展性,以便需要时能够灵活对科目进行增删。

通常对会计科目进行编码采用分组的顺序码。下图所示的是科目代码的一种编制方案,即4-2-2编码方案。本科目编码共三级,第一级是4位编码,第二级是2位编码,第三级是2位编码。下图为科目编码示意图


例如:“应交税费-应交增值税-进项税额”的全编码可以编为“22210101”,其中一级编码“2221”为新会计准则规定,二级三级科目编码根据企业需要自行设定。

(三)会计科目辅助核算

当企业规模不大,往来业务较少时,可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法,即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理;

对于一个往来业务频繁,清欠、清理工作量大,核算要求较严格的企业来说,应该采用账务处理子系统提供的辅助核算功能进行管理,即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目,然后将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后,它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。

例如:

未使用账务处理子系统的辅助核算功能,科目设置为:

科目编码 科目名称
1122 应收账款
  112201   北京石化公司
  112202   天津销售分公司
1221 其他应收款
  122101   差旅费应收款
    12210101     王坚
    12210102     李默
  122102   私人借款
    12210201     王坚
    12210202     李默
1604 在建工程
  160401   工程物资
    16040101     办公楼
    16040102     宿舍楼
6602 管理费用
  660201   办公费
    66020101     A部门
    66020102     B部门

使用账务处理子系统的辅助核算功能,科目设置为:

科目编码 科目名称 辅助核算
1122 应收账款 客户往来
1221 其他应收款
  122101   差旅费应收款 个人往来
  122102   私人借款 个人往来
1604 在建工程
  160401   工程物资 项目核算
6602 管理费用
  660201   办公费 部门核算

  问题四:凭证类别如何设置?

许多企业为了便于管理或登账方便,一般对记账凭证进行分类编制,但各企业的分类方法不尽相同,可以按照本单位的需要对凭证进行分类。

通常,系统提供五种常用分类方式供选择:

1.记账凭证

2.收款、付款、转账凭证

3.现金、银行、转账凭证

4.现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证

5.自定义凭证类别

自定义凭证类别

某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制,通常系统有五种限制类型供选择:

借方必有:制单时,此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额;

贷方必有:制单时,此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额;

凭证必有:制单时,此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额;

凭证必无:制单时,此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额;

无限制:制单时,此类凭证可使用所有合法的科目。

例如,在会计实务中,“收款凭证”的借方必须是现金或银行存款科目。在计算机方式下,可将“收款凭证”的限制类型设置为“借方必有”,限制科目为现金和银行存款科目。这样做的好处是,在填制一张收款凭证时,若借方出现的不是现金或银行存款科目,则凭证不能保存。

设置凭证类别

请参考本章”设置凭证类别操作指导视频“

问题五:项目档案如何设置?

一个单位项目核算的种类可能多种多样,比如说,在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……,为此应允许企业定义多个种类的项目核算。可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类,一个项目大类可以核算多个项目,为了便于管理,还可以对这些项目进行分类管理。

设置项目目录时,应先在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目,如对生产成本及其下级科目设置项目核算的辅助账类。

(一)定义项目大类

即定义项目核算的分类类别。如增加生产成本项目大类。

设置“生产成本”项目大类

设置“生产成本”项目大类

注意:

项目大类的名称是该类项目的总称,而不是会计科目名称。如:在建工程按具体工程项目核算,其项目大类名称应为“工程项目”而不是“在建工程”。

请参考本章”设置项目大类操作指导视频“

(二)指定核算科目

即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目,一个科目只能指定一个项目大类。

指定核算科目操作

指定核算科目操作

请参考本章”设置核算科目操作指导视频“

(三)定义项目分类

为了便于统计,可将同一项目大类下的项目进一步划分。如将生产成本项目大类进一步划分为:自行开发项目和委托开发项目。

定义项目分类

定义项目分类

注意:

为了便于统计,可对同一项目大类下的项目进行进一步划分,即定义项目分类。若无分类,也必须定义项目分类为“无分类”。

请参考本章”定义项目分类操作指导视频“

(四)定义项目目录

是将各个项目大类中的具体项目输入系统。

定义项目目录

定义项目目录

请参考本章”设置项目目录操作指导视频“

问题六:无辅助核算科目、有辅助核算科目期初余额是如何录入的?

辅助核算科目期初余额是如何录入的?

请在”第三章 财务处理子系统 思考题讨论区“参与讨论。

初次使用账务处理子系统时,应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。

若企业是在年初建账,则期初余额就是年初数;

若企业是年中建账,则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚,作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中,系统将自动计算年初余额。

若科目有辅助核算,还应整理各辅助项目的期初余额,以便在期初余额中录入。

期初余额的录入 ● 无辅助核算科目
● 期初余额录入
● 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。
● 如果某科目为数量、外币核算,应录入期初数量、外币余额,而且必须先录入本币余额,再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额,则必须有本币余额。
● 红字余额用负号输入。
● 有辅助核算科目
● 期初余额录入
● 录入期初余额时,系统会自动为其开设辅助账页。
● 在输入期初余额时,辅助核算科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来,即不能直接输入总账期初数。

期初余额录入

期初余额录入完毕后,应该试算平衡。

期初余额录入完毕后,试算不平衡,将不能记账,但可以填制凭证;已经记过账,则不能再录入、修改期初余额,也不能执行“结转上年余额”的功能。

输入辅助核算科目期初余额

请参考本章”期初余额录入操作指导视频“。

问题七:常用摘要和常用凭证设置的意义是什么?

常用摘要和常用凭证设置的意义是什么?

请在”第三章 财务处理子系统 思考题讨论区“参与讨论。

1.常用摘要定义

常用摘要是系统为方便以后凭证输入,帮助用户规范摘要而设定的功能。用户可以通过常用摘要定义功能,定义本企业常用摘要,在填制会计凭证时可随时调用。

2.常用凭证定义

在企业日常的经济业务中,会出现大量的同类业务,反映这些业务的会计凭证的分录格式一致,不同的仅仅是发生额。为方便这类凭证的输入,可以预先定义这类凭证的分录格式,即常用凭证。将这些常用的凭证存储起来,在填制会计凭证时随时调用,必将大大提高业务处理的效率。

形考任务4

考核畅捷教育云平台中总账系统初始设置的相关内容;重点考核设置会计科目、设置凭证类别、设置项目目录、设置总账参数、输入期初数据等内容。此任务为必做任务,需形考任务3完成后才有权限进入。详见形考任务栏目。

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