1. 订单的生成
对于工业企业，采购订单是系统根据生产计划和库存余额而生成的。对于一般的商业企业，采购业务是从采购订单开始的。
2. 订单中需要输入的基本
供应商代码、采购部门代码、税率、付款条件、存货代码、采购数量、采购单价、采购人员等信息。由于许多数据都是用代码输入，为了保证输入的正确性用户在输入这些项目时应尽量利用系统的参照功能。
3. 订单的审核
只有审核后的订单才能进入后续的处理。
审核订单有三种含义：
（1）是输入系统并已交由供货单位确认后的订单；
（2）输入系统并由业务员检查确认的订单；
（3）输入系统已经过采购主管批准了的订单。
实际工作中审核的具体含义，可由用户根据企业需要进行确定。
填制采购订单
操作资料：
1月10日，采购部秦丽向华方公司采购面板，数量100块，单价180元。
注意事项：
● 系统自动生成订单编号，可以手工修改，但编号不能重复。
● 如果再存货档案中设置了最高进价，则当录入的单价超过最高进价，系统将自动报警。
● 采购订单保存后可在“采购订单列表”中查询。
● 采购订单不生成记账凭证。
采购入库业务处理主要是验收并填列采购入库单。采购入库单是根据采购到货验收的实收数量填制的单据。
需要输入的基本数据有：供应商代码、订单号、仓库编码、业务员代码、存货代码、数量、单价等。另外，采购入库单可根据采购订单产生，也可根据已先输入计算机的采购发票和以前相同的入库单产生。此处输入的单价只作为暂估价，存货的最终价格由采购发票决定。
填写采购入库单
操作资料：
1月11日，采购部秦丽向华方公司采购的单价180元，数量100块面板到货，验收入原料库。
注意事项：
● 如果验收的数量与订单数量不符，需要按实际验收数量修改入库单数量。
● 采购入库单的后续流程：
（1）在采购模块与采购发票进行结算；
（2）在库存模块对采购入库单进行审核；
（3）在核算模块对采购入库单记账；
（4）在核算模块对采购入库单进行购销单据制单（采购入库单（报销）），生成凭证如下：
借：原材料
贷：在途物资
| 采购发票处理 | 来源 | 供应商 |
| 用途 | 采购发票是会计核算的依据，采购存货的价格与金额由采购发票决定。当然，与供应商结算的金额也由它来决定。） | |
| 需要输入的基本数据 | 原始发票号、供应商代码、税率、采购部门、付款条件、存货代码、数量、单价等。需要注意的是,系统也为采购过程中发生的费用输入采购发票,以确认采购费用的发生。这些费用将在采购结算环节,分摊到入库商品的价格中去,以按照会计准则的要求核算存货的成本。其输入方法与采购发票输入方法相同。 | |
| 复核 | 输入的采购发票也需要复核，复核的一个重要作用是将发票记录的金额记入应付账款明细账。 |
填写采购专用发票
操作资料：
1月12日，收到专用发票一张，数量100块，单价180元，发票号为18904567，增值税率17%。
注意事项：
● 采购发票的后续流程：
（1）在采购模块与采购入库进行结算；
（2）在核算模块对采购发票进行供应商往来制单（发票制单），生成凭证如下：
借：在途物资
应交税费-应交增值税-进项税额
贷：应付账款
采购结算需要根据确认的采购入库单，结合发票金额确认采购成本。在采购结算中主要针对一般采购类型进行采购结算。
采购结算分类：
1．自动结算：是由计算机系统自动将相同供货单位，存货相同且数量相等的采购入库单和采购发票进行结算。
2．手工结算：可以结算入库单中的部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。
3．正数入库单与负数入库单结算
4．正数发票与负数发票结算
5．正数入库单与正数发票结算
6．费用发票单独结算
采购结算处理
操作要求：
1月12日，将从华方公司购买的面板业务所对应的入库单和采购发票进行结算。
注意事项：
在步骤（4）中，如果该笔业务有运费等费用发票，则需先单击“分摊”进行费用分摊处理，然后单击“结算”。
采购退货处理方法如下：
1．货到后尚未录入入库单，则直接退货即可，在系统中不必进行任何处理。
2．入库单已录入但未记入存货明细账。则区分情况处理，分别是：
（1）如果还没有录入采购发票并全部退货，可以在入库单列表中删除入库单。如果部分退货可以直接修改入库单。
（2）已录入采购发票尚未结算并全部退货，可以删除入库单和采购发票。如果部分退货可以直接修改入库单和采购发票。
（3）已录入采购发票并结算但尚未付款。此时可取消结算后删除或修改入库单和采购结算单。若已付款则必须输入退货单。
3．入库单已记账则无论是否输入采购发票、是否结算、是否付款均需要输入退货单。
4．采购发票已付款，则无论入库单是否记账都需要输入退货单。
进行退货处理主要是在系统中输入退货单，退货单实质上是一张红字（负数）入库单，其录入方法与入库单相同。
当收到供应商提供的货物和发票之后，要按付款条件向供应商支付货款。这时要录入付款单据，并与应付给该供应商的应付货款进行核销。
1．如果支付的货款等于应付款，即进行完全核销；
2．如果支付的货款小于应付款，则进行部分核销；
3．如果支付的货款大于应付款，则余款作为预付款处理。
付款核销处理的结果将在“核算”子系统生成记账凭证并传递到总账子系统。
填制付款单
操作资料：
1月13日，采购部秦丽开出转账支票一张用于支付华方公司上述款项，支票号3421,金额21060元。
注意事项：
● 付款单的后续流程：
在核算模块对付款单进行供应商往来制单（核销制单），生成凭证如下：
借：应付账款
贷：银行存款
1．月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。
2．采购子系统月末结账可以连续将多个月的单据进行结账，但不允许跨月结账。
3．月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。
4．该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。
5．采购子系统月末处理后，才能进行库存子系统、核算子系统的月末处理。
6．如果没有启用库存子系统、核算子系统，并且不需要查看采购余额一览表，那么可以不进行采购月末结账。
销售订单是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据。
对工商企业而言，销售业务的进行，须经历一个由客户询价、销售业务部门报价，双方签订购销合同（或达成口头购销协议）的过程。订单作为合同或协议的载体而存在，成为销售发货的日期、货物明细、价格、数量等事项的依据。
企业根据销售订单组织货源，并对订单的执行进行管理、控制和追踪。在先发货后开票业务模式下，发货单可以根据销售订单开据；在开票直接发货业务模式下，销售发票可以根据销售订单开据。
填制销售订单
操作资料：
1月15日，销售部向茂祥公司销售滑板，数量250块，单价1200元。
注意事项：
● 系统自动生成订单编号，可以手工修改，但编号不能重复。
● 如果在存货档案中设置了最低售价，则当录入的单价超过最低售价，系统将自动报警。
● 销售订单保存后可在“销售订单列表”中查询。
● 销售订单不生成记账凭证。
销售发货单是普通销售发货业务的执行载体，起到通知仓库部门发货的作用。
1．如何产生销售发货单？
在先发货后开票业务模式下，发货单由销售部门根据销售订单产生，客户通过发货单取得货物的实物所有权。
在开票直接发货业务模式下，发货单由销售部门根据销售发票产生，作为货物发出的依据。在此情况下，发货单只作浏览，不能进行增删改和审核等操作。
2．如何生成销售出库单？
系统允许先发货后开票和开票直接发货这两种模式同时存在。根据不同的参数设置，销售出库单的生成，可以在销售系统发货单审核时自动生成，或由库存系统调阅已审核的发货单生成。
填制发货单
操作资料：
1月16日，销售部向茂祥公司销售滑板，数量250块，单价1200元，货物从成品库发出。
注意事项：
● 发货单审核后是否生成出库单由系统“销售业务范围设置”中的设定所决定。在该设置中若选定“是否销售生成出库单”，则审核后生成出库单。如果没有选定，则需要到库存子系统根据审核的发货单生成出库单。
● 发货单的后续流程：
（1）在库存模块对由发货单自动生成的销售出库单进行审核；
（2）在核算模块对销售出库单记账；
（3）在核算模块对销售出库单进行购销单据制单（销售出库单），生成凭证如下：
借：主营业务成本
贷：库存商品
销售发票是指给客户开具的增值税专用发票、普通发票及其所附清单等原始销售票据。
1．如何生成
先发货后开票业务模式，销售发票由销售部门参照发货单生成。
开票直接发货业务模式，销售发票参照销售订单生成或直接填制。
2．复核
参照订单生成或直接填制的销售发票经复核后自动生成发货单，并根据参数设置生成销售出库单，或由库存系统参照已复核的销售发票生成销售出库单。
销售发票保存后如果复核，则复核通过将自动记录应收账款。如果是开票直接付款，则不需复核直接单击“现付”进入收款环节。
填制销售专用发票
操作资料：
1月17日，销售部向茂祥公司销售滑板，开出专用发票一张，数量250块，单价1200元，增值税率17%。
注意事项：
● 销售发票的后续流程：
在核算模块对销售发票进行客户往来制单（发票制单），生成凭证如下：
借：应收账款
贷：主营业务收入
应交税费-应交增值税-销项税额
| 销售退货处理 | 客户要求退货，但已将发票作账务处理，用户经当地税务机构核准可开具红字销售发票。和销售发票一样，红字销售发票可以与销售订单相关联。红字销售发票经审核后冲减应收账款余额。 |
| 先发货后开票业务模式下，红字销售发票根据退货单产生。 | |
| 开票直接发货业务模式下，红字销售发票经复核后生成退货单，作为货物退货入库的依据。 |
现收款指在款货两讫的情况下，在销售结算的同时向客户收取货币资金。
在销售发票等销售结算单据中可以随单据录入发生的现收款并结算。在销售发票保存后就可以进行现收款处理。一张销售结算单据可以多次现收款，可以全额现收、可以部分现收。
在红字单据（如红字专用销售发票）中录入现收款，实际上是录入现退款，即负收款。这种情况多发生在退货的情况。
根据资料进行现收业务的处理
操作资料：
1月18日，销售部向创元公司销售运动水壶100个，无税单价80元，当天创元公司直接以转账支票全额付款9360元，支票号为7896。
注意事项：
● 如果要取消现结，可单击“弃结”按扭，系统自动将所有现收款记录删除。
● 全额现收的发票在核算系统作‘现收制单’。
● 部分现收的发票，应收账表中只记录发票未现收的部分。
● 现结销售发票的后续流程：
在核算模块对现结销售发票进行客户往来制单（现结制单），生成凭证如下：
借：银行存款
贷：主营业务收入
应交税费-应交增值税-销项税额
企业售出商品并开出销售发票之后即形成企业的应收账款。
企业收到客户的还款应及时核销应收账款。企业收到客户的款项如果不足偿付应收的账款，可冲减部分应收账款；如果收到客户的款项大于应收款，则余款作为预收款处理。
收款核销处理的结果将在“核算”子系统生成记账凭证并传递到总账系统。
填制收款单
操作资料：
1月20日，以电汇方式收到茂祥公司支付的采购滑板的价税款，共计351000元。
注意事项：
● 收款单的后续流程：
在核算模块对收款单进行客户往来制单（核销制单），生成凭证如下：
借：银行存款
贷：应收账款
| 月末结账 | 结账每月只能进行一次，一般在当前的会计期间终了时进行。 | |
| 结账后本月不能再进行发货、开票、代垫费用等业务的增删改审等处理。如果用户认为某月的月末结账有错误，可以取消月末结账。 | ||
| 月末结账应注意的问题 | 上月未结账，本月不能结账。但仍可以增、改、审单据，不影响日常业务的处理。 | |
| 本月还有未审或复核单据时，结账时系统提示尚有哪些单据未审或未复核，用户可以选择继续结账或取消结账，存在未审核的单据系统仍支持月度结账；但年底结账时，所有单据必须审核才能结账。 | ||
| 已结账月份不能再录入单据。 | ||
| 与库存子系统、存货核算子系统联合使用时，销售子系统的月末结账应先于这些系统的月末结账。这些系统月末结账后，本系统不能取消月末结账。 | ||
