《电算化会计》第三章 第三节 账务处理子系统日常业务处理

作者:电大作业代做  浏览量:821  发布时间:2021-03-17  更新时间:2021-03-17  

问题一:如何填制凭证

在实际工作中,用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证,也可以先由人工制单而后集中输入。

每一张凭证只记录一笔经济业务。

填制凭证

凭证填制的内容 凭证头(反映凭证编号和制单日期等内容) 凭证类别:输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。
凭证编号:在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下,由系统分类按月自动编制,即每类凭证每月都从0001号开始。在凭证编号方式为“手工编号”模式下,则可以手工录入凭证编号。
制单日期:系统自动取进入账务处理系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期,如果日期不对,可进行修改或参照输入。
附单据数:本张记账凭证应附的原始凭证的张数。
凭证体(输入本张凭证的分录信息) 摘要:输入本笔分录的业务说明,摘要要求简洁明了。
科目:科目必须输入末级科目。
  辅助信息:对于辅助核算科目,系统提示输入辅助核算信息,包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。
  如果科目进行数量核算,屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额。
  如果为银行科目,输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。
金额:即该笔分录的借方或贷方本币发生额,金额不能为零,但可以是红字,红字金额以负数形式输入。


填制凭证

注意:

采用序时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,不能超过业务日期。

凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号不能修改。

正文中不同行的摘要可以相同也可以不同,但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入,也可利用右边的放大镜按钮选择输入。

金额不能为“零”; 红字以“-”号表示。

可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

参考本章”填制凭证操作指导视频“。

问题二:怎样进行凭证审核?

为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性,制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证,应交与填制人员修改后,再审核。

审核员和制单员不能是同一个人。

若设置“凭证需出纳签字”参数,对于收款和付款凭证不仅须审核员签字还需出纳签字。

凭证审核

注意:

所有填制的凭证必须经过审核。

审核人必须具有审核权。

作废凭证不能被审核,也不能被标错。

审核人和制单人不能是同一个人。

凭证一经审核,不能被修改、删除,只有取消审核签字后才可修改或删除,已标记作废的凭证不能被审核,需先取消作废标记后才能审核。

参考本章”审核凭证操作指导视频“。

问题三:如何记账?

计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程,把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中,传递到记账凭证数据库文件中,这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的,也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的,由此形成了会计核算系统稳定的数据。

系统记账一般都遵循这样一个过程:

(一)选择记账凭证

开始记账时,系统首先要求用户选择要记账的凭证范围。凭证范围由月份、凭证类别、凭证编号决定,系统一般给出凭证编号的最大范围作为默认值。

(二)系统自动检验记账凭证

记账凭证输入和审核时虽已经过多次检验,但为了确保会计数据的正确,系统在登记机内账簿时仍将对记账凭证进行一次平衡校验和会计科目等有关内容的检验。如果发现不平衡凭证或错误凭证,系统会将不平衡凭证或错误凭证类别和凭证号显示给用户,同时停止记账。

(三)数据保护

记账工作涉及到系统内多个数据库,记账过程一旦发生意外,会使记账涉及到的数据库受到影响,为此系统设计了数据保护功能。记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份,一旦记账过程出现意外,系统将停止记账并自动利用备份文件恢复系统数据。

(四)正式记账

做完以上工作,系统自动将选定的记账凭证登记到机内账簿中(包括部门核算、往来核算和项目核算的辅助账簿),并进行汇总工作,计算出各个科目最新的本月发生额、累计发生额和最新的当前余额,将其保存在系统中,完成记账工作并将已记账的凭证张数显示给用户。

将所有已审核凭证记账

注意:

第一次记账时,若期初余额试算不平衡,不能记账。

上月未记账,本月不能记账。

未审核凭证不能记账,记账范围应小于等于已审核范围。

作废凭证不需审核可直接记账。

记账过程一旦断电或其它原因造成中断后,系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据,然后再重新记账。

参考本章”凭证记账操作指导视频“。

问题四:怎样进行账簿输出?

账簿输出方式 查询 用户输入查询条件,系统根据用户输入的条件在屏幕上显示需要的账簿内容。
打印 用户操作对应功能键,系统即将用户需要的账簿内容打印出来。
账簿输出格式 由科目设置中的账类所决定,可以输出三栏式、数量金额式、复币式、多栏式等用户需要各种账簿。也可以输出各种日报单。

(一)总账

总账输出不仅可以查询和打印各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额,而且还可以查询和打印所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

(二)余额表

余额表用于查询统计和打印各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。

余额表可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。在实行计算机记账后,建议用余额表代替总账。

查询余额表

参考”账薄输出操作指导视频“。

(三)明细账

用于平时查询各账户的明细发生情况,及按任意条件组合查询明细账。

明细账的查询格式 普通明细账 是按科目查询,按发生日期排序的明细账;
按科目排序明细账 是按非末级科目查询,按其有发生的末级科目排序的明细账;
月份综合明细账 是按非末级科目查询,包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账,使用户对各级科目的数据关系一目了然。

(四)日记账

主要用于查询除现金日记账、银行日记账以外的其它日记账,现金日记账、银行日记账在出纳管理中查询。

(五)日报表

用于查询输出某日所有科目的发生额及余额情况(不包括现金、银行存款科目)。

(六)多栏账

用于查询多栏明细账。在查询多栏账之前,必须先定义查询格式。进行多栏账栏目定义有两种定义方式:自动编制栏目、手动编制栏目。一般先进行自动编制再进行手动调整,可提高录入效率。

(七)综合多栏账

综合多栏账是在原多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式,它除了可以以科目为分析栏目查询明细账,也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账,并可完成多组借贷栏目在同一账表中的查询。其目的主要是为了完成商品销售、库存、成本明细账的横向联合查询。并提供简单的计算功能,以方便用户对商品进销存状况的及时了解。

(八)辅助核算账簿

辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、项目核算、单位往来账簿的总账、明细账查询输出,以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。需要说明的是账务系统的辅助核算功能是渗透在几个功能模块中的,在建立会计科目时需要指明某科目进行什么样的辅助核算。

形考任务5

考核畅捷教育云平台中总账系统日常业务处理的相关内容;重点考核填制凭证、审核凭证、凭证记账、账簿查询等内容。此任务为必做任务,需形考任务4完成后才有权限进入。详见形考任务栏目。

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