科目设置-已经使用的科目设置辅助核算

当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后，由于精细核算的需求，要启用辅助核算。如何设置？

例：

“其它应收款”科目期初余额100元，本期借方发生200元，凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要是核算员工预借差旅费和归还差旅费。公司老板就想知道，哪个员工有多少差旅费没有归还。那么，这时就要把“其它应收款”科目设置为“个人往来”的。如何设置？

处理步骤：

1. 反记账，取消凭证审核和出纳签字；
2. 进入总账期初余额中，把“其它应收款”的期初数100清空
3. 在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算（会提示：“此科目已使用，修改辅助核算可能会造成数据错误！是否继续？”，点击“确定”按钮）；
4. 期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色
双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面。假定期初100元，分别应收员工张三40元，李四60元。则“其它应收款”的期初余额录入如图2-5所示。在“个人往来期初”录入界面，点击“退出”按钮，则期初余额录入界面“其它应收款”显示为100元。

                   图2-5   录入“其它应收款”的期初余额

5. 在填制凭证中，找到有“其它应收款”科目的凭证，选中“其它应收款”分录，双击凭证右下角的，录入辅助信息。如图2-6所示。

                     图2-6  修改凭证的上辅助信息

6. 重新对凭证审核、出纳签字，记账。

注意：
上述的操作步骤，看似简单，但一旦操作不当，容易造成数据数据（对账不平）。下面就把误操作给大家展示出来，在以后的操作过程中应避免。

不正确的步骤及现象：

1. 反记账，取消凭证审核和出纳签字；
2. 在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算；（此时的现象：在期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色，表示辅助核算的科目，辅助核算的科目是不能直接修改期初余额的，所以“其它应收款”的期初余额100元无法删除。）
3. 双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面，录入张三40元；李四60元。（此时的现象：退出个人往来期初录入界面，则“其它应收款”期初余额为200元。但明细记录中显示的是100元，这样就造成了“总账和个人往来辅助账对账不平”。）如图2-7所示：

引申：

年度结转后，总账期初余额也会出现总账和辅助明细账对账不平的情况，可以参照上述的修改方法。

例：

年度结转后，总账和客户往来明细账对账不平是。错误报告中显示：应收账款科目总账250元，明细账200元。试算平衡，说明总账数据是正确的。很可能在年度结转过程中少结转了一行明细记录。

修改步骤：

1. 到会计科目中，把“应收账款”的客户往来辅助核算取消；
2. 到总账期初余额界面，这时“应收账款”的期初数是可以修改的。修改为与明细记录合计一致（不管明细记录合计是否正确）。本例中修改为200元。
3. 再到会计科目中，把“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算；
4. 再到总账期初余额中，双击“应收账款”得期初数，参照上年末应收账款的客户往来明细记录，在这里补加记录，或者修改记录金额。使“应收账款”科目期初余额为250元。（还要保证试算平衡）。
注意：
如果开始试算不平衡，明细记录合计数正确，总账数不正确。则修改步骤操作到第（3）步即可。