应用准备
如果您的单位一直采用手工进行财务核算，那么，在开始使用财务软件进行财务管理之前，应对会计资料进行整理，进而为后续的各项功能应用做好准备。假设您准备从1998年10月开始使用总账系统，那么，您应在使用前整理出以下会计资料:
1. 会计科目：整理手工账使用的会计科目，您可以直接采用现有的科目，也可以根据电算化的特点对科目进行调整。一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果企业原来有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用总账系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。总账系统中一共可设置十种辅助核算：包括部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目六种组合辅助核算。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。
【例如】原科目设置为
科目编码 科目名称
----------------------------------------
113 应收账款
11301 客户一
11302 客户二
...... ......
119 其他应收款
11901 应收职工借款
1190101 张三
1190102 李四
1190103 王五
...... ......
121 材料采购
12101 甲材料
12102 乙材料
...... ......
169 在建工程
16901 工程物资
1690101 A部门
169010101 工程一
169010102 工程二
1690102 B部门
169010201 工程一
169010202 工程二
...... ......
521 管理费用
52101 办公费
5210101 A部门
5210102 B部门
5210102 C部门
...... ......
那么，在使用总账系统进行财务核算时，可将科目设置为
科目编码 科目名称 辅助核算
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113 应收账款 客户往来
...... ...... ......
119 其他应收款
11901 应收职工借款 个人往来
...... ...... ......
121 材料采购 项目核算
...... ...... ......
169 在建工程
16901 工程物资 部门项目
...... ...... ......
521 管理费用
52101 办公费 部门核算
...... ...... ......
2. 各辅助核算目录：只把科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。若有部门核算，应设置相应的部门目录；若有个人核算，应设置相应的个人目录；若有项目核算，应设置相应的项目目录；若有客户往来核算，应设置相应的客户目录；若有供应商往来核算，应设置相应的供应商目录。
如上例：在对设置好会计科目后还应将以前用明细科目核算的部分，整理成辅助核算目录：
客户目录：
1 客户一
2 客户二
… … … …
部门目录：
1 A部门
2 B部门
3 C部门
… … … …
个人目录：
1 A部门 张三
2 B部门 李四
3 C部门 王五
… … … … … …
由于在建工程与材料是两类完全无关的项目，因此，可分别设置成在建工程与材料两个项目大类进行核算。其中，在建工程项目大类下可定义以下项目：
1 工程一
2 工程二
… … … …
而材料项目大类下可定义以下项目：
1 甲材料
2 乙材料
… … … …
3. 自定义项：在使用科目进行制单时，还有一些辅助信息希望能够灵活自由的录入，如税号、付款方式、工程项目的料、工、费等等，这就是单据自定义项。
4. 外币及汇率：如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。如果您在填制凭证时，使用的是当日汇率，则您应将其输入到浮动汇率中，若使用的是月初汇率，则应将其输入到固定汇率中。
5. 期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如:某企业由1998年10月开始启用总账系统，那么，应将该企业1998年9月末各科目的期末余额及1-9月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中。若有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应计算出各部门的期初数据。如果有个人往来款的核算，还应将10月份前的个人往来款项中未两清的个人往来明细账整理出来，以便在期初余额功能中录入。
6. 结算方式:即您的企业常用的收付款结算方式，如支票、商业汇票、银行本票等等。
7. 银行对账期初:如果您要使用系统提供的银行对账功能，应先对银行日记账与银行对账单进行勾对，计算出最新余额调节表，并将尚未勾对的银行日记账与银行对账单整理出来，以便在银行对账期初功能中进行录入。
8. 凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证，付款凭证，转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。
